Access nedir?

Access 2010, önemli bilgileri izlemek için kullanabileceğiniz veritabanı uygulaması tasarım ve dağıtım aracıdır. Verilerinizi bilgisayarınızda tutabilir veya Web'de yayımlayabilirsiniz; böylece başkaları da web tarayıcılarıyla veritabanınızı kullanabilir.

Çoğu kişi, bir şeyleri izlemek amacıyla kullandığı program zamanla görev için daha az uygun hale geldiğinde Access kullanmaya başlar. Örneğin, etkinlik planlayıcı olduğunuzu varsayalım; etkinliğinizin başarılı olması için gereken tüm ayrıntıları da izlemek istiyorsunuz. Bunun için sözcük işlemci ya da elektronik tablo kullanırsanız yinelenen ve tutarsız verilerle kolayca sorun yaşayabilirsiniz. Takvim yazılımı kullanabilirsiniz, ancak mali konuların izlenmesi takvime pek uygun değildir.

ACCESS'TE ILIŞKISEL VERITABANLARI

Bazen, bu gibi bilgileri izlemek için size ilişkisel veritabanı gerekir. İlişkisel veritabanı, fazlalıkları elemek amacıyla daha küçük veri koleksiyonlarına bölünen (tablolar olarak bilinir) ve ardından ortak bilgi bitleri üzerine kurulu (alan olarak bilinir) olarak birbirine bağlanan bir veri deposudur. Örneğin, etkinlik planı ilişkisel veritabanında müşteri bilgilerinin bulunduğu bir tablo, satıcı bilgilerinin bilindiği bir tablo, etkinlik bilgilerinin bulunduğu bir tablo olabilir. Etkinlik bilgilerinin bulunduğu tabloda müşteri tablosuna bağlanan bir alan ve satıcı tablosuna bağlanan bir alan bulunabilir. Örneğin, bu şekilde, satıcının telefon numarası değişirse bilgi satıcı tablosunda bir kez değiştirilir; satıcıyla ilişkili her etkinlikte değiştirilmez.

Access, bilgileri yönetmenize yardımcı olan ilişkisel veritabanı uygulamalarını kolay ve hızlı bir şekilde geliştirmek için kullanabildiğiniz bir araçtır. Stok, mesleki bağlantılar veya iş işlemi gibi yaklaşık her tür bilgiyi izlemenize yardımcı olacak veritabanı oluşturabilirsiniz. Aslında, Access yeni başlayanlar için bile çeşitli bilgileri izlemek için kullanabileceğiniz şablonlarla birlikte verilir.

ACCESS'I AÇTIĞINIZDA

Access 2010 uygulamasını başlattığınızda, Microsoft Office Backstage görünümünü görürsünüz; burada, geçerli veritabanı hakkındaki bilgileri alabilir, yeni veritabanı oluşturabilir, var olan bir veritabanını açabilir veya Office.com'dan yeni içeriği görüntüleyebilirsiniz.

Backstage görünümünde veritabanlarınızı ayarlamak, korumak ve paylaşmak için kullanabildiğiniz çok sayıda başka komut da vardır. Backstage görünümündeki komutlar genellikle veritabanındaki nesnelere değil, veritabanının tamamına uygulanır.

 NOT   İstediğiniz zaman Dosya sekmesini tıklatarak Backstage görünümüne gidebilirsiniz.

Şablon bulma ve uygulama

Access, veritabanı oluşturma işleminizi hızlandırmak için kullanabileceğiniz çok çeşitli şablonlar sağlar. Şablon, belirli bir görevi yerine getirmek için gereken bütün tabloları, sorguları, formları ve raporları içeren kullanıma hazır bir veritabanıdır. Örneğin, konuları izlemek, kişileri yönetmek veya harcamaların kaydını tutmak için kullanılabilecek şablonlar vardır. Bazı şablonlar, nasıl kullanıldıklarını göstermeye yardımcı olmak için birkaç örnek kayıt içerir. Şablon veritabanlarını olduğu gibi kullanabilir veya ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.

Şablon bulmak ve veritabanınıza uygulamak için aşağıdakileri yapın:

1. Dosya sekmesinde Yeni'yi tıklatın.
2. Kullanılabilir Şablonlar'ın altında aşağıdakilerden birini yapın:

• Son kullandığınız şablonlardan birini yeniden kullanmak içinSon Şablonlar'ı tıklatın.

• Önceden yüklemiş olduğunuz bir şablonu kullanmak içinŞablonlarım'ı tıklatın ve ardından istediğiniz şablonu seçin.

• Office.com'da şablon bulmak için, Office.com Şablonları'nın altında bir şablon kategorisini tıklatın, istediğiniz şablonu seçin ve bunu Office.com'dan bilgisayarınıza yüklemek için Karşıdan Yükle'yi tıklatın.

 NOT    Ayrıca, Access'in içinden de Office.com'daki şabonları arayabilirsiniz.Office.com içinde şablon ara kutusuna bir veya birden fazla arama terimi girip aramayı başlatmak için ok düğmesini tıklatın.

3. İsteğe bağlı olarak, Dosya Adı kutusunun yanındaki klasör simgesini tıklatarak veritabanını oluşturmak istediğiniz konuma göz atın. Belirli bir konum belirtmezseniz, Access veritabanını Dosya Adı kutusunun altında gösterilen varsayılan konumda oluşturur.
4. Oluştur'u tıklatın.

Access veritabanını oluşturup kullanım için açar.

Sıfırdan veritabanı oluşturma

 NOT   Veritabanı oluşturmak amacıyla Access kullanma işleminin arka planındaki kavramlara daha kapsamlı bir giriş yapmak isterseniz, Veritabanı tasarımı temel bilgileri makalesine bakın.

Şablonların hiçbiri gereksinimlerinizi karşılamıyorsa veya başka bir programda Access'te kullanmak istediğiniz veriler varsa, sıfırdan bir veritabanı oluşturmanın daha iyi olduğuna karar verebilirsiniz. Access 2010'da standart masaüstü veritabanı veya web veritabanı oluşturmayı seçebilirsiniz:

 NOT   Web veritabanları hakkında daha fazla bilgi için Web'de paylaşmak için veritabanı oluşturma makalesine bakın.

Yeni veritabanı oluşturmak için aşağıdakileri yapın:

1. Access'i başlatın.
2. Backstage görünümünün Yeni sekmesinde Boş Veritabanı'nı veya Boş Web Veritabanı'nı tıklatın.

 ÖNEMLI   Burada yaptığınız seçim veritabanında hangi özelliklerin kullanılabileceğini belirler. Masaüstü veritabanları Web'e yayımlamanızı; web veritabanlarıysa toplam sorguları gibi bazı masaüstü özelliklerini desteklemez.

3. Sağda, Dosya Adı kutusuna veritabanınız için bir ad yazın.

Dosyayı oluşturduğunuz konumu değiştirmek için Dosya Adı kutusunun yanındakiGözat'ı  tıklatın, yeni konuma gidip bunu seçin ve Tamam'ı tıklatın.

4. Oluştur'u tıklatın.

Access veritabanını oluşturur ve Veri sayfası görünümünde boş bir tablo açar (Tablo1 olarak adlandırılır).

5. Access, imleci yeni tablonun Eklemek İçin Tıklat sütununun yanındaki ilk boş hücreye taşır.

Veri eklemek için, yazmaya başlayın; veya bu makalenin devamındaki Başka kaynaktan Access tablosuna veri yapıştırma bölümünde açıklandığı gibi başka bir kaynaktan veri de yapıştırabilirsiniz.

 NOTLAR 

• Veri sayfası görünümüne veri girme, Excel çalışma sayfasına veri girmeye çok benzer olacak şekilde tasarlanmıştır. Temel kısıtlama, verinin, veri sayfasının sol üst köşesinden başlayarak bitişik satır ve sütunlara girilmek zorunda olmasıdır. Excel çalışma sayfasında yapabileceğiniz gibi boş satır ve sütunları ekleyerek verilerinizi biçimlendirmeye çalışmamalısınız, çünkü bu durum tablonuzda yer kaybetmenize yol açar. Tablo yalnızca verilerinizi içerir. Söz konusu verilerin tüm görsel sunumu, daha sonra tasarlayacağınız formlar ve raporlarla yapılır.

• Siz veri girerken tablo yapısı oluşturulur. Veri sayfasına her yeni sütun ekleyişinizde, tabloda yeni bir alan tanımlanır. Access, girdiğiniz veri türüne bağlı olarak alanın veri türünü ayarlar. Örneğin, yalnızca tarih değerlerini girdiğiniz bir sütununuz varsa, Access o alanın veri türünü Tarih/Saat olarak ayarlar. Daha sonra o alana tarih harici bir değer (ad veya telefon numarası gibi) girmeyi denerseniz, Access size girdiğiniz değerin sütundaki veri türüne uymadığını bildiren bir ileti görüntüler. Mümkün olduğunda tablonuzu ister metin, tarih, ister sayı veya başka bir tür olsun, her sütunda aynı veri türü yer alacak şekilde planlamalısınız. Bu düzenleme sorgu, form veya tam istediğiniz veriyi seçen raporlar oluşturmanızı kolaylaştırır.

Henüz veri girmek istemiyorsanız, Kapat'ı  tıklatın.

 NOT   Kaydetmeden kapatırsanız Access Tablo1'i siler.

 

Var olan Access veritabanını açma

 İPUCU   Daha önce açmış olduğunuz son birkaç veritabanını hemen açmak içinDosya sekmesinde En Son'u ve dosya adını tıklatın.

1. Dosya sekmesinde Aç'ı tıklatın.
2. Aç iletişim kutusunda bir kısayolu tıklatın  veya Konum kutusunda istediğiniz veritabanını içeren sürücüyü veya klasörü tıklatın.
3. Klasör listesinden, veritabanını içeren klasörü buluncaya kadar klasörleri çift tıklatın.
4. Veritabanını bulduğunuzda, aşağıdakilerden birini yapın:

• Veritabanını, varsayılan açma modunda açmak için çift tıklatın.
• Çok kullanıcılı bir ortamda, veritabanını hem siz hem de diğer kullanıcılar tarafından aynı anda okunup veri girişi için kullanılabilecek şekilde, paylaşılan erişimle açmak için Aç'ı tıklatın.
• Veritabanını, görüntüleyebileceğiniz ancak düzenleyemeyeceğiniz şekilde salt okunur açmak için Aç düğmesinin yanındaki oku tıklatın ve sonra Salt Okunur Aç seçeneğini tıklatın.
• Veritabanını, siz açık tuttuğunuz sürece başkalarının açmasını önleyecek şekilde özel erişime açmak için, Aç düğmesinin yanındaki oku ve sonra Özel Kullanımda Aç seçeneğini tıklatın.
• Veritabanını salt okunur erişimle açmak için, Aç düğmesinin yanındaki oku tıklatın ve Özel Kullanım için Salt Okunur Aç'ı tıklatın. Diğer kullanıcılar veritabanını yine açabilir, ancak yalnızca salt okunur erişime sahip olurlar.

Açmak istediğiniz veritabanını bulamazsanız    

1. Aç iletişim kutusunda Bilgisayarım kısayolunu tıklatın veya Konumkutusunda Bilgisayarım'ı tıklatın.
2. Sürücü listesinde, veritabanını içeriyor olabileceğini düşündüğünüz sürücüyü sağ tıklatın ve Ara'yı tıklatın.
3. Veritabanını aramak için arama ölçütünüzü girip ENTER tuşuna basın.
4. Veritabanı bulunursa, Arama Sonuçları iletişim kutusunda veritabanını çift tıklatarak açın.

 NOT   Arama Aç iletişim kutusundan başlatıldığı için, veritabanı açılmadan önce bu iletişim kutusundaki İptal düğmesini tıklatmanız gerekir.

Veri dosyasını bir dış dosya biçiminden (dBASE, Paradox, Microsoft Exchange veya Excel gibi) doğrudan açabilirsiniz. Ayrıca Microsoft SQL Server veya Microsoft FoxPro gibi bir ODBC veri kaynağını da doğrudan açabilirsiniz. Access, veri dosyasıyla aynı klasörde otomatik olarak yeni bir Access veritabanı oluşturur ve dış veritabanındaki her tabloya bağlantı ekler.

Yeni veritabanınızı kullanmaya başlama

Kullandığınız şablona bağlı olarak, yeni veritabanıyla çalışmaya başlamak için aşağıdakilerden birini veya birkaçını yapmanız gerekebilir:

• Access Oturum Aç iletişim kutusunu boş bir kullanıcı listesiyle görüntülerse başlamak için şu yordamı kullanın:

1. Yeni Kullanıcı'yı tıklatın.
2. Kullanıcı Ayrıntıları formunu doldurun.
3. Kaydet ve Kapat'ı tıklatın.
4. Girmiş olduğunuz kullanıcı adını seçip Oturum Aç'ı tıklatın.

• Access boş veri sayfası görüntülerse verileri doğrudan bu veri sayfasına girmeye başlayabileceğiniz gibi, veritabanını keşfetmek için de diğer düğmeleri ve sekmeleri de tıklatabilirsiniz.

• Access Başlarken sayfasını görüntülerse veritabanı hakkında daha fazla bilgi almak için bu sayfadaki bağlantıları veya veritabanı keşfetmek için diğer düğmeleri ve sekmeleri tıklatabilirsiniz.

• Access ileti çubuğunda Güvenlik Uyarısı iletisini görüntülerse ve şablonun kaynağına güveniyorsanız İçeriği Etkinleştir'i tıklatın. Veritabanı için oturum açmak gerekiyorsa, yeniden oturum açmanız gerekir.

Ayrıca, masaüstü ve web veritabanları için aşağıdaki adımlardan biriyle başlarsınız:

• Tablo ekleme ve tabloya veri girme.
• Başka kaynaklardan veri alma ve bu işlem sırasında yeni tablolar oluşturma.

 

TABLO EKLEME

Oluştur sekmesindeki Tablolar grubunda bulunan araçları kullanarak varolan bir veritabanına yeni tablo ekleyebilirsiniz.

 NOT   Web veritabanında, Tablolar grubunda yalnızca Tablo komutu kullanılabilir.

Hangi görünümle başladığınıza bakılmaksızın, Access penceresinin durum çubuğundaki görünüm düğmelerini kullanarak her zaman diğer görünüme geçebilirsiniz.

Veri sayfası görünümünde boş tablo oluşturma    Veri Sayfası görünümünde hemen verileri girebilir ve Access'in sahne arkasında tablo yapısını oluşturmasını sağlayabilirsiniz. Alan adları sayısal olarak atanır (Alan1, Alan2, vb.) ve girdiğiniz verilerin türüne göre Access alan veri türünü ayarlar.

1. Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda Tablolar'ı  tıklatın.
2. Access tabloyu oluşturur ve imleci Eklemek İçin Tıklat sütunundaki ilk boş hücreye yerleştirir.
3. Veri eklemek için ilk boş hücreye yazmaya başlayın.  Ayrıca, bu makalede daha sonra anlatılacağı gibi başka bir kaynaktan veri yapıştırabilirsiniz.

• Sütunu (alanı) yeniden adlandırmak için, sütun başlığını çift tıklatın ve yeni adı yazın.

 İPUCU   Her alana anlamlı bir ad verin; böylece verilere bakmaya gerek kalmadan alanda neyin bulunduğunu anlayabilirsiniz.

• Sütunu taşımak için, sütun başlığını tıklatarak sütunu seçin, ardından istediğiniz yere sürükleyin. Ayrıca, birkaç bitişik sütun seçebilir ve bunların hepsini birlikte yeni konuma sürükleyebilirsiniz.

Tablonuza daha fazla alan eklemek için, Veri sayfası görünümündeki Eklemek İçin Tıklat sütununa yazmaya başlayabilir veya Alanlar sekmesinde Ekle ve Silgrubundaki komutları kullanarak yeni alanlar ekleyebilirsiniz.

Tasarım görünümünde başlayarak tablo oluşturma    Tasarım görünümünde, önce yeni tablonun yapısını oluşturursunuz. Ardından veri girmek için Veri Sayfası görünümüne geçersiniz veya form gibi başka bir yöntem kullanarak verilerinizi girersiniz.

 NOT   Tasarım görünümü, web veritabanındaki tablolar için kullanılamaz.

1. Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda Tablo Tasarımı'nı  tıklatın.
2. Tablonuzdaki her alan için, Alan Adı sütununa bir ad girin, ardından Veri Türü listesinden bir veri türü seçin.
3. İsterseniz, Açıklama sütununda her alan için ek bilgi girebilirsiniz. Ekleme noktası bir alanda olduğunda o alana yönelik girdiğiniz açıklama durum çubuğunda görüntülenir; ayrıca bu açıklama, söz konusu alanıAlan Listesi bölmesinden bir forma veya rapora sürükleyerek oluşturduğunuz her tür denetimde ve o alan için Form Sihirbazı veya Rapor Sihirbazı tarafından oluşturulan denetimlerde durum çubuğu metni olarak kullanılır.
4. Tüm alanlarınızı kaydettikten sonra, tabloyu kaydedin:
   • Dosya sekmesinde Kaydet'i tıklatın.
5. Veri sayfası görünümüne geçip ilk boş hücreyi tıklatarak ve yazarak istediğiniz zaman tabloya veri girmeye başlayabilirsiniz. Sonraki bölümde anlatıldığı gibi, başka bir kaynaktan da veri yapıştırabilirsiniz.

SharePoint listesini temel alan bir tablo oluşturma    SharePoint listesiyle verileriniz Access uygulaması olmayan kişiler tarafından kullanılabilir. Ayrıca, liste verileri, masaüstü bilgisayarda depolanan dosyalara göre veri kaybına karşı genellikle daha iyi bir koruma sağlayan sunucuda depolanır. Yeni listeyle başlayabileceğiniz gibi, varolan bir listeye de bağlanabilirsiniz. Liste oluşturduğunuz SharePoint sitesinde yeterli izniniz olması gerekir; bu durum siteye göre değiştiğinden seçenekleriniz hakkında daha fazla bilgi almak için SharePoint yöneticinizle görüşün.

 NOT   Bu özellik web veritabanında kullanılamaz.

1. Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda SharePoint Listeleri'ni tıklatın.
2. Kişiler veya Olaylar gibi standart SharePoint listesi oluşturmak için liste şablonlarından birini kullanabilirsiniz.

Özel liste oluşturmanın yanı sıra varolan bir listeye bağlanma veya bunu alma amacıyla da seçim yapabilirsiniz. İstediğiniz seçeneği tıklatın.

3. Liste şablonlarından herhangi birini veya özel liste oluşturmayı seçerseniz Yeni Liste Oluştur iletişim kutusu işlemlerde yol göstermek amacıyla açılır. Varolan bir listeyi kullanmayı tercih ederseniz yardımcı olmak amacıyla Dış Veri Al iletişim kutusu açılır.

Tablolar hakkında daha fazla bilgi için Tablolara giriş makalesine bakın.

BAŞKA KAYNAKTAN ACCESS TABLOSUNA VERI YAPIŞTIRMA

Verileriniz Excel gibi başka bir programda bulunuyorsa, bunları kopyalayarak bir Access tablosuna yapıştırabilirsiniz. Genelde en iyi çalışma şekli, verilerinizin bir Excel çalışma sayfasında olduğu gibi önceden sütunlara ayrılmış olmasıdır. Verileriniz bir sözcük işlem programındaysa, önce sekmeleri kullanarak veri sütunlarını ayırmanız, sözcük işlem programında tabloya dönüştürmeniz ve verileri kopyalamanız gerekir. Verilerinizin düzenlenmesi veya işlenmesi (örneğin, tam adların ad ve soyadı olarak ayrılması) gerekiyorsa ve özellikle Access konusunda yeterli bilginiz yoksa, verileri kopyalamadan önce bunu yapmanız gerekebilir.

Boş bir tabloya veri yapıştırdığınızda, Access, orada bulduğu verinin türüne göre her alanın veri türünü ayarlar. Örneğin, yapıştırılan bir alanda tarih değerlerinden başka bir şey yoksa, Access bu alana Tarih/Saat veri türünü uygular. Yapıştırılan alan yalnızca "evet" ve "hayır" sözcüklerini içeriyor